Ferrings personuppgiftspolicy

1. Personuppgiftspolicyns omfattning

1.1 Nedan beskrivs hur Ferring Läkemedel AB, org. nr 556499-5073, med adress Box 4041, 203 11 Malmö, (”Ferring”, ”oss” eller ”vi”), behandlar personuppgifter i förhållande till dig.

1.2 Integritetsskydd är en fråga som prioriteras av oss. Det är därför viktigt för oss att skydda dina personuppgifter och försäkra oss om att vår behandling av dem sker på ett korrekt och lagligt sätt.

1.3 I denna personuppgiftspolicy förklarar vi vilka typer av personuppgifter vi kan komma att behandla och i vilket syfte vi behandlar dem. Vi redogör också för vår behandling av personuppgifter samt vilka val och vilka rättigheter du har i relat- ion till den. Vi ber dig läsa igenom vår personuppgiftspolicy noggrant och göra dig införstådd med dess innehåll. Personuppgiftspolicyn finns tillgänglig på vår hemsida.

1.4 Vänligen notera att denna personuppgiftspolicy rör behandling av personuppgif- ter för vilka Ferring är personuppgiftsansvarig. Det innebär att vi ansvarar för hanteringen och behandlingen av dina personuppgifter. Det innebär även att det är till oss du ska vända dig med frågor eller synpunkter, eller om du vill utnyttja någon av de rättigheter du har i förhållande till vår hantering av dina person- uppgifter.

1.5 Vi kan komma att inhämta personuppgifter om dig från olika källor, inklusive direkt från dig personligen, men även från dokument eller blanketter som du förser oss med för att delta i Ferring-sponsrade event eller initiativ så som kli- niska prövningar och utvecklingsaktiviteter. Vi kan även inhämta andra person- uppgifter om dig, så som CV och resumé, från publika källor så som databaser och hemsidor.

2. Personuppgifter som behandlas

2.1 Personuppgifter avser uppgifter som kan hänföras till dig. Vi kan komma att hantera följande personuppgifter som kan hänföras till dig som (i) är kontakt- person hos någon av våra leverantörer, vårdgivare, organisationer eller annan part som vi samarbetar med, eller (ii) är deltagare vid en sponsringsaktivitet som arrangeras av en av våra samarbetspartners:

(a) namn;

(b) e-mailadress;

(d) uppgifter om din arbetsgivare eller organisation; och

(e) din titel.

2.2 Om du är läkare eller företrädare för en vårdgivare eller organisation och agerar som uppdragstagare eller konsult åt oss, eller på annat sätt har en yrkesmässig relation med oss, kan vi komma att hantera följande personuppgifter som kan hänföras till dig:

(a) namn;

(b) personnummer;

(d) telefonnummer;

(e) uppgifter om din arbetsgivare eller organisation;

(f) din titel;

(g) arbetstider;

(h) information om värdeöverföringar;

(i) information om ditt yrkesliv så som plats där du praktiserar, din titel och det område inom medicin som du är verksam i;

(j) information om dina yrkesmässiga kvalifikationer och vetenskapliga aktivi- teter så som tidigare utförda kliniska prövningar, deltagande i tidigare eller pågående forskningsstudier tillsammans med Ferring eller andra bolag;

(k) akademiska och vetenskapliga publikationer och artiklar;

(l) medlemskap i föreningar och styrelser;

(m)finansiell information så som ersättningsrelaterad information inklusive personnummer eller annat identifikationsnummer för hantering av skatter; och

(n) information om dina kontakter med Ferring så som vilket sorts möten du haft med oss, ämnen som diskuterades, din kunskap och dina frågor om Fer- rings verksamhet och produkter, vilket material eller produkter vi har visat dig samt din feedback, så väl som dina synpunkter och rutiner avseende för- skrivning av recept, rutiner avseende patienter och diagnostisering och lik- nande uppgifter.

2.3 Vi kan komma att hantera följande personuppgifter som kan hänföras till dig som kontaktar oss via våra hemsidor, ferring.se och inflammatorisktarm.nu, el- ler via telefon (och inte faller in under punkt 2.1-2.2 ovan):

(a) namn;

(b) adress;

(d) telefonnummer; och

(e) uppgifter du lämnar i dina kontakter med oss, inklusive känsliga person- uppgifter såsom uppgifter om din hälsa.

2.4 Därtill kan vi komma att hantera följande personuppgifter som kan hänföras till dig som söker jobb hos Ferring:

(a) identitets- och kontaktinformation så som namn, födelsedatum, personnum- mer, körkortsnummer, postadress, telefonnummer, e-mailadress, etc.;

(b) dina merituppgifter så som information om tidigare anställning, utbildning och andra erfarenheter och meriter, t.ex. arbetsuppgifter, betyg, intyg och utlåtanden;

(d) uppgifter på sociala medier.

3. Ändamålet med behandlingen och rättsliga grunder

3.1 Avseende dig som kontaktperson hos någon av våra leverantörer eller samar- betspartners, samt dig som agerar som uppdragstagare eller konsult åt oss, be- handlar vi dina personuppgifter för ändamålet att administrera våra avtal så som uppdragsavtal, sponsringsavtal och samarbetsavtal. Behandlingen sker, så- vitt avser andra uppgifter än information om värdeöverföringar, på basis av vårt berättigade intresse av att kunna kontakta dig inom ramen för avtalet samt för annan administration hänförligt till detta.

3.2 Avseende dig som deltagare vid sponsringsaktivitet som anordnas av en samar- betspartner till oss, behandlar vi dina personuppgifter för ändamålet att kunna kontakta dig med marknadsföring. Behandlingen sker på basis av vårt berätti- gade intresse av att kunna marknadsföra oss gentemot dig samt att kunna utvär- dera våra sponsringsavtal.

3.3 Avseende dig som läkare, eller person som på annat sätt är yrkesverksam inom hälsovården, behandlar vi dina personuppgifter för ändamålet att administrera vår relation till dig, inklusive att planera potentiella samarbeten, kontakter, sä- kerställa att vi tillhandahåller dig med information som är relevant för din medi- cinska expertis, intressen och preferenser. Behandlingen sker på basis av vårt berättigade intresse av att upprätthålla en yrkesmässig relation med dig. Om vi ber dig att tillhandahålla oss personuppgifter för att efterleva legala krav eller för att fullgöra ett avtal med dig kommer vi att informera om detta vid tidpunkten då vi samlar in dina personuppgifter och informera dig om tillhandahållandet av personuppgifterna är obligatoriskt eller inte.

3.4 Avseende dig som agerar som uppdragstagare eller konsult åt oss behandlar vi, utöver vad som beskrivits i stycket ovan, även information om värdeöverföringar för öppen rapportering enligt Läkemedelsindustriföreningens (LIF:s) etiska reg- ler. Rapportering på individnivå sker med stöd av ditt samtycke som du i så fall har lämnat enligt särskild blankett. Om du inte lämnat ditt samtycke kommer Ferring att behandla dina personuppgifter för sitt berättigade intresse av att uppfylla sina skyldigheter enligt LIF:s etiska regler och publicera värdeöverfö- ringar som Ferring kommer att göra och har gjort till dig på en aggregerad nivå istället.

3.5 Personuppgifter som kan hänföras till dig som kontaktar oss via våra hemsidor eller telefon behandlas för ändamålet att hantera ditt ärende, återkoppla till dig och nå ut med marknadsföring av våra produkter och tjänster, inklusive att till- handahålla material du beställt. Din e-mailadress behandlas för att hantera frå- gor du ställer på inflammatorisktarm.nu, och din fråga kan komma att publice- ras på denna hemsida i avidentifierad form. Behandlingen enligt denna punkt sker på basis av ditt samtycke.

3.6 Avseende dig som arbetssökande hos Ferring behandlas dina personuppgifter för ändamålen att hantera rekryteringsprocessen, utföra bakgrundskontroller och genomföra rekryteringstester, för att utvärdera din lämplighet för anställ- ning hos oss, t.ex. genom att inhämta information från myndigheter, domstolar och internetsökningar samt för att genomföra referenstagning. Behandlingen sker på basis av vårt berättigade intresse av att rekrytera och att kunna utvär- dera de ansökningar som kommer in till oss. Uppgifter i kreditupplysning avse- ende dig kommer att inhämtas och behandlas baserat på ditt samtycke.

4. Lagring av personuppgifter

4.1 Vi lagrar dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt för att uppfylla ändamålet med behandlingen, och som utgångspunkt inte längre än tidspe- rioden för det aktuella avtalet.

4.2 Om vi hanterar dina personuppgifter i egenskap av att du är anställd av någon av våra leverantörer eller samarbetspartners, eller av en organisation som är upp- dragstagare i förhållande till oss, och vi informeras om att din roll i förhållande till oss upphör, bevarar vi endast dina personuppgifter i den utsträckning och tid som krävs för att administrera avtalet med din arbetsgivare.

4.3 Uppgifter om dig som är deltagare vid sponsringsaktiviteter som anordnas av någon av våra samarbetspartners kommer att sparas för direktmarknadsföring till dess att du invänder mot sådan direktmarknadsföring.

4.4 Uppgifter om dig som läkare eller person som på annat sätt är yrkesverksam inom hälsovården och som har en yrkesmässig relation med oss kommer att spa- ras så länge som vi har ett legitimt affärsmässigt behov att spara uppgifterna (t.ex. för att kunna tillhandahålla dig tjänster som du har efterfrågat eller för att uppfylla tillämpliga legala, skattemässiga eller bokföringsmässiga krav). När vi inte längre har något pågående legitimit affärsmässigt behov av att behandla dina personuppgifter kommer dessa att raderas inom sex månader.

4.5 Uppgifter om dig som är läkare eller företrädare för en vårdgivare eller organi- sation och agerar som uppdragstagare eller konsult åt oss kommer att sparas så länge som uppgifterna behövs för att fullgöra våra skyldigheter att öppet rappor- tera värdeöverföringar enligt LIF:s etiska regler.

4.6 Vi lagrar personuppgifter som kan hänföras till dig som kontaktar oss via våra hemsidor eller telefon så länge vi har ditt samtycke att behandla dessa person- uppgifter. Uppgifter hänförliga till dig som kontaktat oss via våra hemsidor eller via telefon sparas dock som längst i ett år från den senaste kontakten.

4.7 Vi lagrar personuppgifter som kan hänföras till dig som arbetssökande hos oss så länge som rekryteringsprocessen pågår. Därefter sparas nödvändiga uppgifter i upp till 10 år, så länge du eller en tredje part, så som ett fackförbund, kan vidta rättsliga åtgärder gentemot oss med anledning av din ansökan om anställning. Om du lämnar ditt samtycke kan dina personuppgifter sparas i ett år för ända- målet att kunna kontakta dig för framtida arbetsmöjligheter.

4.8 I den mån dina personuppgifter inte längre är nödvändiga för att uppfylla ända- målet med behandlingen, eller behandlingen av annan anledning inte längre skulle vara tillåten, så anonymiseras eller raderas uppgifterna. Vi kommer dock alltid att spara dina uppgifter så länge det krävs enligt lag.

5. Cookies

När du besöker våra hemsidor kan uppgifter om ditt användande av hemsidan komma att samlas in genom Google Analytics. Denna spårningsteknik använder cookies för att samla aggregerade data om hemsideanvändning och aktivitet, så som hur många användare som besöker hemsidan och hur ofta. Dessa uppgifter kan komma att delas med en tredje part för ändamålet att ytterligare förbättre våra hemsidor. Vi använder cookies för ändamålet, och på basis av vårt berätti- gade intresse av, att bättre förstå ditt användande av våra hemsidor och för att förbättra användarupplevelsen på hemsidorna.

6. Mottagare

6.1 Vi kan komma att dela dina personuppgifter med följande kategorier av motta- gare:

(a) med andra bolag inom koncernen;

(b) med myndighet, domstol eller annan tredje part där vi bedömer att utläm- ning är nödvändig (i) enligt tillämplig lag eller förordning, (ii) för att göra gällande, fastställa eller försvara rättsliga anspråk, eller (iii) för att skydda dina eller någon annan persons grundläggande intressen;

(c) med en potentiell köpare (och dess företrädare och rådgivare) i samband med ett föreslaget köp, fusion eller förvärv av någon del av vår verksamhet, förutsatt att vi informerar köparen om att denne endast får behandla dina personuppgifter i enlighet med denna personuppgiftspolicy; och

(d) med annan part med ditt samtycke till sådan delning.

6.2 Delning av personuppgifter inom koncernen görs för ändamålet att effektiverera och centrala Ferrings verksamhet. Behandlingen sker på basis av vårt berätti- gade intresse av att kunna strömlinjeforma administration och hantering inom koncernen samt effektivisera verksamheten.

6.3 Vi kan även komma att lämna ut dina personuppgifter till våra personuppgiftsbi- träden, t.ex. bolag som arbetar med fakturaadministration eller IT- och moln- tjänster. I sådana fall ingås personuppgiftsbiträdesavtal som säkerställer att dina personuppgifter behandlas i enlighet med denna personuppgiftspolicy.

7. Överföring av personuppgifter till tredje land

Dina personuppgifter kan komma att överföras till ett land utanför EU/EES. Överföring till tredje land sker t.ex. till koncernbolaget i Schweiz. Sådan överfö- ring sker med stöd av beslut från EU-kommissionen. Om personuppgifter över- förs till ett land utanför EU/EES kommer skydd och säkerhetsåtgärder för dina personuppgifter vidtas, t.ex. att det finns en adekvat skyddsnivå i mottagarlan- det. För att erhålla en kopia av säkerhetsåtgärderna kan du vända dig till oss på e-mailadressen som anges nedan.

8. Dina rättigheter

8.1 Du har rätt att få bekräftelse på om vi behandlar personuppgifter som rör dig, och i så fall få tillgång till dessa personuppgifter och även information kring per- sonuppgifterna och vår hantering av dem.

8.2 Du har rätt att få felaktiga personuppgifter som rör dig rättade av oss utan onö- digt dröjsmål. Du har även med beaktande av ändamålet med behandlingen rätt att i vissa fall komplettera ofullständiga personuppgifter.

8.3 Du har rätt att under vissa omständigheter få dina personuppgifter raderade av oss, t.ex. om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för att uppfylla de än- damål för vilka de samlades in, eller om personuppgifterna behandlats på ett olagligt sätt.

8.4 Du har rätt att kräva att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter i vissa fall. Om du t.ex. bestrider personuppgifternas korrekhet kan du kräva att vi begränsar behandlingen av dem under den tid det tar för oss att kontrollera om uppgifterna är korrekta.

8.5 Du har rätt att göra invändningar mot behandlingen av dina personuppgifter som sker på basis av Ferrings berättigande intresse. Om så sker måste vi påvisa tvingande berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter för att få fortsätta behandlingen.

8.6 Du har rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter i den mån be- handlingen sker för direktmarknadsföring. Vid en sådan invändning kommer vi inte längre att behandla dina personuppgifter för det ändamålet.

8.7 Du har rätt att under vissa omständigheter få ut de personuppgifter som du läm- nat till oss och som rör dig i ett elektroniskt format som är allmänt använt. Du har rätt att överföra sådana uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig (da- taportabilitet).

8.8 Om du har synpunkter på hur vi behandlar dina personuppgifter är du välkom- men att kontakta oss på den e-mailadress som anges nedan. Du har också rätt att lämna in klagomål till Datainspektionen.

9. Tillägg och ändringar

Vi kan komma att göra tillägg eller ändringar i denna personuppgiftspolicy. Om vi gör det kommer vi att publicera den uppdaterade policyn på vår hemsida. Om så sker så ber vi dig att noggrant läsa igenom den uppdaterade personuppgifts- policyn.

10. Kontakta oss

För att uppdatera, rätta eller radera uppgifter vi har om dig eller nyttja rättig- heter som tillkommer dig enligt ovan, är du välkommen att kontakta oss på info@ferring.se.

__________________________

Denna personuppgiftspolicy gäller från och med den 3 september 2018

Ferring Sverige

Ferrings personuppgiftspolicy

Ferring Sverige